Kantor Notaris terikat pada UUJN dan Kode Etik, sehingga Kantor Notaris ada keterbatasan-keterbatasan dalam menangani masalah, terutama adanya pekerjaan-pekerjaan yang tidak boleh didelegasikan kepada orang lain.

Para klien semakin canggih dalam membeli jasa-jasa Notaris, sehingga menuntut para Notaris agar lebih efisien dan efektif dalam pemberian jasa-jasa Notaris.

Manajemen yang lebih baik, bagi Kantor Notaris dapat digambarkan sebagai berikut :

1. Tugas dari klien dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat.
2. Jasa-jasa Notaris dalam hal-hal tertentu, memberikan nilai ekonomis bagi klien dan Notaris.
3. Notaris dan para asistennya dapat mengikuti perkembangan dengan cara mengikuti pendidikan-pendidikan khusus yang secara tepat dapat dimanfaatkan.
4. Terdapat pemerataan beban kerja bagi para asisten dan staf sehingga masing-masing asisten/staf tersebut mempunyai kesempatan untuk memenuhi tugas profesional.
5. Para asisten yang baru, diharapkan dilatih dengan cara terencana dan terkoordinasi, dididik dan diintegrasikan dalam organisasi.
6. Tenaga penunjang yang terlatih baik, selalu tersedia dan diberi motivasi yang memadai dan diawasi.
7. Terdapat perencanaan organisasi dan perencanaan yang efektif, sehingga dapat segera diketahui jika terdapat hal-hal yang merugikan dan ditanggulangi secara efektif.
8. Program imbalan atau pendapatan asisten, staf dan karyawan yang layak dan memadai dapat memberikan semangat bekerja bagi kepentingan kantor.

Arsip Kantor Notaris dapat dibagi dalam 2 bagian, yaitu :

1. Arsip yang dikehendaki oleh Undang-Undang atau Peraturan-Peraturan.
2. Arsip pendukung, baik untuk mendukung arsip yang disebut dalam sub 1 tersebut maupun arsip-arsip untuk mendukung administrasi Kantor Notaris.

Arsip-arsip yang dimaksud dalam sub 1 adalah :

1. Buku Repertorium.
2. Buku Daftar Surat Di Bawah Tangan Yang Disahkan.
3. Buku Daftar Surat Di Bawah Tangan Yang Dibukukan.
4. Buku Daftar Protes.
5. Buku Daftar Wasiat.
6. Klapper Buku Daftar Akta.
7. Klapper Buku Daftar Surat Di Bawah Tangan Yang Disahkan.

Sedangkan arsip-arsip pendukung, antara lain terdiri dari arsip-arsip PT, arsip Bank/Lembaga Keuangan, Arsip Klien/Customer.

Arsip/file PT. dapat disusun berdasarkan nama badan hukum menurut urutan abjad yang disusun pada tempat yang mudah terlihat dan mudah diambil sewaktu-waktu.

Dalam file tersebut dapat berisi data-data yang berhubungan dengan PT. tersebut, misalnya adalah anggaran dasar lengkap berikut semua perubahannya, file transaksi baik mengenai saham-saham PT. tersebut maupun transaksi barang lain dimana PT. tersebut sebagai salah satu subyeknya, dan lain-lain.

Arsip/file tembusan semua akta disusun berdasar nomor urut bulanan yang tentunya juga tersimpan dalam bentuk softcopy (file computer).

File Softcopy tersebut dapat disimpan di hardisk, flashdisk, maupun cloud drive (Google Drive, OneDrive, dll).

Oleh karena data juga tersimpan dalam bentuk file computer (softcopy), maka bisa dikatakan bahwa file tersebut (fisik) merupakan arsip mati karena jarang sekali diambil atau dipergunakan dan akhirnya praktis hanya memenuhi tempat saja dan menghabiskan kertas doorslag.

Arsip-arsip lain yang juga ada pada kantor-kantor lain selain kantor Notaris, misalnya arsip surat masuk, arsip surat keluar, administrasi kepegawaian, arsip keuangan dan sebagainya, tidak di uraikan disini.

Berkaitan dengan masalah Sistem Informasi Notaris, ada baiknya diuraikan beberapa hal sebagai berikut :

1. Sistem Informasi Manajemen berupaya melakukan pengolahan data/transaksi untuk menghasilkan informasi yang dapat digunakan untuk mendukung kelancaran operasional, manajemen dan pengambilan keputusan.
   Ruang lingkup Sistem Informasi Manajemen mencakup kegiatan pengumpulan data, penyimpanan data, pengolahan data dan mendistribusikan informasi.
   Gagasan tentang Sistem Informasi Manajemen sebenarnya telah ada sebelum munculnya komputer, namun dengan adanya system komputer membuat gagasan tersebut menjadi kenyataan.
   Sebuah Sistem Informasi Manajemen yang berdasarkan komputer betul-betul akan berbeda dengan sistem yang diolah secara manual.
   Sistem Informasi Manajemen dapat didefinisikan sebagai sebuah sistem manusia dan mesin yang bekerja secara terintegrasi untuk menyajikan informasi guna mendukung kegiatan operasional, fungsi manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.
   Konsep manusia dan mesin yang bekerja secara terintegrasi menyiratkan bahwa sebahagiaan tugas dikerjakan oleh manusia dan sebahagiaan lain dikerjakan oleh mesin (komputer), sehingga membentuk sistem gabungan yang ideal dengan kondisi organisasi tersebut.
   Idealnya sebuah sistem pada suatu organisasi dapat diuji berdasarkan tiga jenis studi kelayakan, yaitu :
   1. Kelayakan Teknis.
      Apakah Sistem bisa dibangun dengan teknologi yang ada.
   
   
   2. Kelayakan Ekonomis.
      Apakah Sistem memberi manfaat lebih besar dari jumlah biaya yang dikeluarkan.
   
   
   3. Kelayakan Operasional.
      Apakah Sistem akan bisa dioperasionalkan jika dipasang atau diinstall.
   
   Komponen dari Sistem Informasi Manajemen meliputi : hardware (Komputer), software, prosedur, personal pengoperasian dan Data Base.


2. Sistem Informasi Notaris sendiri dibagi menjadi beberapa bagian :
   1. Umum
   2. Prosedur
   3. Keuntungan
   4. Konfigurasi Sistem
   5. Pengembangan
   
   Keterangan :
   
   1. Umum
      Sistem Informasi Notaris ditujukan untuk mengontrol dan mengendalikan pembuatan akta, jasa pengurusan lain, keuangan (pembayaran akta dan piutang akta, kas masuk, kas keluar), dan sekaligus menyajikan berbagai informasi yang dapat digunakan untuk :
      • Meningkatkan pelayanan kepada klien.
      • Sebagai bahan untuk pengambilan kebijaksanaan dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja kantor.
      Ruang lingkup dari Sistem Informasi Notaris ini adalah mencakup semua kegiatan proses yang ada pada kantor Notaris.
      Adapun proses tersebut dimulai dari order masuk dari klien/customer sampai dengan order tersebut selesai dan terjadi serah terima dengan customer/klien tersebut serta yang berhubungan dengan keuangan.
   
   
   2. Prosedur
      Supaya kegiatan pembuatan akta dapat dimonitor, maka pembuatan akta dibagi atas beberapa tahap, yaitu :
      1. Penelitian data
      2. Konsep Minuta
      3. Pemeriksaan Konsep Minuta
      4. Perbaikan (jika terdapat revisi)
      5. Tanda Tangan Minuta
      6. Penomoran Akta
      7. Penomoran/Masuk Repertorium
      8. Renvoi
      9. Editing
      10. Pencetakan
      11. Koreksi
      12. Perbaikan Koreksi
      13. Penjilidan
      14. Tanda Tangan Notaris
      15. Penyerahan Akta
      16. Minuta ke Bendel
      
      Untuk setiap akta yang akan dibuat/diproses, disediakan sebuah Map yang terlebih dahulu telah diberi nomor. Pemantauan akta tersebut dilakukan berdasarkan Map tersebut. Pertama sekali yang harus direkam adalah nomor Map, judul Akta, jumlah akta, nama perusahaan pembuat akta, tanggal minuta, tanggal tanda tangan, jumlah salinan akta dan status pembayaran.
      Jika sebuah akta telah selesai melewati satu tahap, maka tanggal dan jam selesai tahap tersebut berikut initial petugas yang bertanggung jawab atas tahap tersebut disimpan ke komputer.
      Selain itu biaya pembuatan akta dan penerimaan pembayaran dari klien juga disimpan ke komputer.
      Untuk melengkapi dalam monitoring proses pekerjaan pada kantor Notaris, dapat ditambahkan tahap-tahap yang lain, misalnya dimulai dari tahap :
      1. Order Baru,
      2. Analiasa Pekerjaan
      3. Pembuatan Akta
   
   
   3. Keuntungan
      Manfaat yang dapat diperoleh dari Sistem Informasi Notaris adalah :
      1. Meningkatkan pelayanan kepada klien, yaitu :
         • Akta selesai tepat waktu sesuai dengan rencana. Hal ini dapat dilaksanakan karena setiap saat dapat dilakukan monitor terhadap pekerjaan pembuatan sebuah akta.
         • Klien setiap saat dapat mengetahui progress tiap pekerjaan, termasuk kemajuan dalam pembuatan akta.
         • Salinan sebuah akta dapat dibuat dengan mudah dan cepat.
         • Seorang klien atau penanda tangan akta tidak perlu menyerahkan data-data pribadi berkali-kali, karena dengan cepat dan mudah dapat diketahui seseorang itu telah menanda tangani akta nomor/apa saja.
      2. Meningkatkan monitor dan pengendalian pembuatan akta.
         Kegiatan monitoring dan pengendalian yang dapat dilakukan adalah :
         • Status/Progress pembuatan akta dapat dimonitor untuk setiap saat.
         • Keterlambatan sebuah akta dapat diketahui dan diperkirakan.
         • Akta yang belum diserahkan dapat diketahui dengan cepat.
      3. Meningkatkan mutu administrasi Notaris.
         • Repertorium dicetak secara otomatis.
         • Alamat seorang klien dapat diketahui dengan cepat.
         • Akta diarsipkan dalam bentuk softcopy, sehingga mudah untuk dirubah atau dicetak kembali, praktis dan sederhana untuk disimpan.
         • Status pembayaran sebuah akta dapat diketahui setiap saat.
         • Kwitansi dicetak memakai komputer (otomatis).
         • Laporan keuangan (kas masuk, kas keluar, piutang dll) dapat dicetak setiap saat.
         • Status/Posisi Berkas dapat dengan mudah diketahui, apakah sudah diserahkan ke customer/klien atau apakah masih di kantor notaries dll
   
   
   4. Konfigurasi Sistem
      Sistem Informasi Notaris dapat dirancang untuk digunakan dengan system Jaringan Komputer mode Local Area Network (LAN).
      Misalnya untuk merekam kegiatan pembuatan akta dapat dilaksanakan pada beberapa komputer dilantai 3, untuk merekam data pembayaran dilaksanakan pada lantai 1, maka Notaris dan Asisten Notaris dapat melakukan pemantauan di ruangannya di lantai 2.
      Tetapi untuk Kantor Notaris yang belum banyak kegiatannya software Sistem Informasi Notaris ini dapat digunakan pada komputer Single User/Stand Alone.
   
   
   5. Pengembangan
      Disamping itu Sistem ini juga dapat dimodifikasi dan dikembangkan untuk ruang lingkup yang lebih besar, misalnya Sistem ini dapat dikembangkan (ditambah) dengan cakupan sistem keuangan kantor secara keseluruhan, maka seluruh biaya dan pengeluaran dan penerimaan direkam kedalam Sistem ini. Secara otomatis outputnya juga bertambah seperti laporan Neraca, Laporan Rugi Laba, Laporan Pemasukan Kas, Laporan Pengeluaran Kas. Karena pada prinsipnya sebuah Sistem adalah sub Sistem dari Sistem yang lebih besar.